Le passage des documents papiers aux documents électroniques est un enjeu majeur à la fois pour les entreprises du secteur privé mais également pour les administrations et établissement publics. La dématérialisation s’inscrit plus globalement dans le cadre de la transition numérique et digitale initiée par l’Etat français depuis plusieurs années.
La dématérialisation, en rationnalisant le cycle de vie et de traitement d’un document, permet d’aller chercher quatre principaux gains :
La dématérialisation des documents fluidifie la communication entre les collaborateurs et allège les processus en place. Les documents sont archivés et disponibles dans une base unique, en mode SAAS et donc accessible aussi bien aux collaborateurs présents physiquement dans l’entreprise que ceux en télétravail. Le travail simultané en équipe est désormais possible. Les processus de validation peuvent être automatisés.
En bénéficiant de copies numériques fidèle et fiable, il est possible de s’affranchir en partie de l’archivage physique et de l’administration qui y est liée. Même si cela ne supprime par complètement l’archivage, il est grandement réduit et permet aux entreprises et collectivité de gagner de l’espace.
La dématérialisation permet entre autres de diminuer son budget d’impression mais aussi le coût du traitement des documents et de leur archivage. Elle peut permettre également d’éviter les frais d’affranchissement dans le cadre d’envoi des factures ou autre document de manière dématérialisée. Les équipes peuvent se concentrer sur des taches à valeur ajoutée et non sur des taches répétitives à faibles valeur qui se voient désormais automatisées.
En adoptant une démarche de dématérialisation, chaque entreprise ou collectivité fait un pas en avant vers la réduction de son empreinte carbone.
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Zeendoc permet la diffusion instantanée de toutes vos factures clients, y compris vers les établissements publics en bénéficiant du connecteur Chorus Pro. Les coûts d’envoi se trouvent réduits (papier, affranchissement) et tout comme le traitement manuel. Les risques d’erreur sont également largement diminués. Vous facilitez la vie de vos clients qui retrouveront désormais facilement vos factures et vous constaterez une amélioration moyenne des délais de paiement.
Mettez à disposition de vos salariés leurs bulletins de paie dématérialisés au sein d’un coffre-fort électronique. Vos collaborateurs peuvent retrouver depuis leur pc ou leur smartphone/tablette leurs bulletins archivés pour une durée minimum garantie de 50 ans même en cas de départ de l’entreprise.
En rejoignant la communauté ZEENDOC, vous inscrivez votre entreprise ou votre collectivité dans une démarche verte et respectueuse de l’environnement. ZEENDOC compense la totalité des émissions de CO2 de l’entreprise et de sa solution via l’investissement dans la forêt ZeenPlanet ! ZEENDOC compense donc pour vous ! Arborez votre badge bas carbone dès votre souscription.
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